Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

W sprawach danych osobowych napisz na ten adres. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo przy tej skali nie jest to wymagane.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto. Logujesz się przez „Zaloguj się przez Apple”. Dostajemy od Apple stały identyfikator Twojego konta i adres e-mail. To Twój prawdziwy adres albo adres przekaźnika Apple, jeśli wybierzesz „Ukryj mój adres e-mail”. Imię podajesz w aplikacji sam. Widzą je osoby, z którymi dzielisz listę.
• Treść. Twoje myśli, czyli wpisany tekst i nagrania głosowe. Ich transkrypcje. Wpisy, które z nich powstają: zadania, notatki, listy, pomysły, razem z terminami i kategoriami. Także to, co dopisujesz później („Dopowiedz”).
• Powiadomienia. Token urządzenia do powiadomień push (APNs). Twoje ustawienia powiadomień i godzin ciszy.
• Użycie. Dzienne liczniki analiz AI i minut nagrań, potrzebne do limitów. Stan subskrypcji, gdy kupisz Headdrop Pro: identyfikator transakcji Apple, bez numeru karty. Płatność obsługuje Apple.
• Dane techniczne. Logi serwera z adresem IP, czasem żądania i identyfikatorem konta. Służą do ochrony przed nadużyciami, limitów częstotliwości i szukania błędów. Z żądań znamy też wersję aplikacji i systemu.
• Strefa czasowa i język z ustawień aplikacji, żeby terminy i przypomnienia były w Twoim czasie.

Czego nie zbieramy. Kalendarz iPhone’a aplikacja czyta tylko na telefonie, żeby pokazać spotkania na osi dnia. Wydarzenia nie trafiają na serwer ani do AI. Nie zbieramy lokalizacji ani kontaktów. Nie ma identyfikatorów reklamowych, narzędzi analitycznych firm trzecich ani reklam.

3. Po co i na jakiej podstawie

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, umowa): prowadzenie konta, przechowywanie wpisów, przepisywanie nagrań, układanie myśli we wpisy przez AI, przypomnienia, synchronizacja między Twoimi urządzeniami, wspólne listy, liczenie limitów i subskrypcji.
• Bezpieczeństwo i działanie (art. 6 ust. 1 lit. f, uzasadniony interes): logi, limity częstotliwości, kopie zapasowe, szukanie błędów.
• Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c): rozliczenia, reklamacje, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): systemowe zgody iOS na powiadomienia, mikrofon i kalendarz. Udzielasz ich w oknie systemu. Cofasz je w Ustawieniach iPhone’a. Bez nich aplikacja działa w węższym zakresie.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie. AI porządkuje Twoje teksty, ale nie profiluje Cię do celów marketingowych.

4. Komu powierzamy dane (podprocesorzy)

• Hetzner Online GmbH (Niemcy). Serwer, na którym działa Headdrop, baza danych i pliki nagrań. Dane leżą w Unii Europejskiej.
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA; dla klientów w EOG umowa z OpenAI Ireland Ltd). Przepisuje nagrania na tekst i analizuje treść myśli, żeby powstały z nich wpisy. Korzystamy z interfejsu API dla firm. OpenAI nie używa tych danych do trenowania modeli. Może je przechowywać do 30 dni, wyłącznie do wykrywania nadużyć, potem je usuwa. Do OpenAI trafia treść myśli i nagrań oraz potrzebny kontekst, na przykład Twoje listy, gdy coś dopisujesz. Nie trafia tam Twój e-mail ani identyfikator konta.
• Apple Inc. Logowanie przez Apple, dostarczanie powiadomień push (treść przypomnienia przechodzi przez serwery Apple) i płatności za Headdrop Pro w App Store. Dane płatności Apple przetwarza jako samodzielny administrator, według własnej polityki prywatności.

Nikomu innemu danych nie przekazujemy, chyba że wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Twoje dane są przechowywane w UE. Jedyny transfer poza EOG to przetwarzanie treści przez OpenAI, które może odbywać się w USA. Podstawą są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej zawarte w umowie o przetwarzaniu danych z OpenAI. Tam, gdzie ma to zastosowanie, podstawą jest też decyzja Komisji o ramach ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework). Apple może przetwarzać dane powiadomień i płatności poza EOG na podstawie własnych zabezpieczeń.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Konto i wpisy. Do czasu, aż usuniesz konto (Ustawienia → Usuń konto). Wtedy usuwamy wszystko: wpisy, nagrania, transkrypcje, tokeny powiadomień i udostępnienia. Wpisy z archiwum znikają na stałe, gdy usuniesz je z Archiwum, albo automatycznie po okresie podanym w aplikacji.
• Nagrania głosowe. Pliki audio usuwamy po 90 dniach od nagrania. Transkrypcja i wpisy zostają. Nagranie możesz usunąć wcześniej razem z wpisem.
• Logi serwera. Do 30 dni.
• Kopie zapasowe. Usunięte dane mogą zostać w kopiach zapasowych do 14 dni. Potem znikają też stamtąd.
• Dane rozliczeniowe subskrypcji. Tak długo, jak wymagają przepisy podatkowe, i do przedawnienia roszczeń.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i informacji o ich przetwarzaniu;
• sprostowania: wpisy i imię poprawiasz w aplikacji;
• usunięcia: pojedyncze wpisy usuwasz w aplikacji, całe konto w Ustawienia → Usuń konto, od razu i bez pytań;
• przenoszenia i eksportu: kopię wszystkich swoich danych pobierasz w aplikacji, w każdej chwili: Ustawienia → Konto → „Pobierz swoje dane”. Dostajesz paczkę ZIP z wpisami jako JSON i Markdown, nagraniami, które jeszcze są na serwerze, i krótkim opisem. Otwiera się arkusz zapisu, więc możesz ją zachować w Plikach albo wysłać dalej. Pojedynczą notatkę możesz też wysłać z aplikacji („Wyślij jako tekst”). Jeśli wolisz, napisz na [email protected] z adresu e-mail powiązanego z kontem. Odpowiemy w ciągu 30 dni;
• ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w każdej chwili (Ustawienia iPhone’a → Headdrop), bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie;
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Żeby skorzystać z praw, napisz na [email protected]. Możemy poprosić o potwierdzenie, że to Twoje konto, na przykład o wiadomość z adresu e-mail przypisanego do konta.

8. Wspólne listy i notatki

Gdy udostępnisz listę albo notatkę innej osobie, zobaczy ona jej tytuł i treść. Zobaczy też Twoje imię z aplikacji i imiona pozostałych uczestników. Będzie mogła odhaczać, dopisywać pozycje i zmieniać treść notatki. Ty widzisz imiona uczestników i w każdej chwili możesz cofnąć dostęp. Uczestnik może opuścić listę. Poza tą jedną listą albo notatką nie udostępniamy nic: ani innych wpisów, ani adresu e-mail. Gdy usuniesz konto albo wpis, znika on też u uczestników. Link z zaproszeniem działa 7 dni i tylko raz. Nie wysyłaj go osobom, którym nie chcesz dać dostępu.

9. Dzieci

Headdrop jest dla osób, które ukończyły 13 lat. Nie zbieramy świadomie danych młodszych dzieci. Jeśli jako rodzic albo opiekun uważasz, że dziecko założyło konto, napisz do nas. Usuniemy je.

10. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (TLS). Tokeny logowania trzyma bezpieczny schowek iPhone’a (Keychain). Dostęp do bazy jest ograniczony na poziomie wierszy do konta, którego dane dotyczą. Jedno konto nie odczyta wpisów innego. Dostęp administracyjny do serwera ma tylko administrator.

11. Zmiany tej polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji, zanim wejdą w życie. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem headdrop.app/privacy, z datą u góry.